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Logiciel de facturation pour écurie : pensions, prestations et facture électronique

Éditer les factures de pension au tableur en début de mois, recopier les prestations une par une, oublier la demi-pension de tel cheval : c'est souvent la tâche la plus ingrate de la gestion d'une écurie. Ecurios la ramène à une relecture de quelques minutes — et produit des factures au format Factur-X attendu par la réforme française de la facturation électronique.

Ce que la réforme change concrètement pour une écurie

Une facture électronique, au sens de la réforme, n'est pas un PDF envoyé par e-mail. C'est un document dont les données sont structurées : le montant, le taux de TVA, l'identifiant du vendeur et celui de l'acheteur sont lisibles par une machine, sans que personne ait à les ressaisir.

Pour une écurie de dix à cent chevaux, cela veut dire deux choses. D'abord que votre numéro SIRET devient obligatoire sur chaque facture : sans identifiant du vendeur, le fichier est rejeté. Ensuite que les coordonnées de facturation de vos clients — raison sociale et SIRET pour les sociétés, adresse pour tout le monde — doivent être correctement renseignées.

Factur-X : un seul fichier, deux lectures

Ecurios produit ses factures au format Factur-X, le standard franco-allemand retenu par la réforme. Son principe est astucieux : ce n'est pas un document de plus. C'est exactement le même PDF, celui que vous envoyez déjà à vos clients, dans lequel est glissé un fichier factur-x.xml portant les mêmes informations sous forme structurée.

Votre cliente ouvre la facture et lit un document normal. Son logiciel comptable, lui, lit le XML et intègre l'écriture sans ressaisie. Personne n'a rien à installer.

Une précision honnête : Ecurios génère le fichier au bon format. La transmission de vos factures passera, elle, par une plateforme agréée — c'est le schéma prévu par la réforme, et il est distinct du logiciel qui fabrique la facture. Disposer de factures déjà au bon format est ce qui rendra ce raccordement simple le jour venu.

Les pensions se facturent toutes seules

Une pension, dans Ecurios, n'est pas une ligne à retaper chaque mois. C'est un engagement : une formule (box, pré, travail), un cheval, un payeur, et des dates. La facturation en découle.

• La répétition suit votre tarif : au jour, au mois, au trimestre ou à l'année. Un trimestre ouvert en février retombe en mai, août puis novembre — les échéances se calent sur la date de début, pas sur le calendrier civil.
• Le départ d'un cheval arrête la facturation : vous posez une date de fin, vous n'avez ni à retirer la pension, ni à y repenser.
• Un changement de formule se fait en place : passer du pré au box en cours de mois ne facture pas les deux, et ne coupe pas l'historique du client.

Multipropriété et demi-pension, sans arrangements au tableur

C'est le cas qui fait dérailler les feuilles de calcul : un cheval à deux propriétaires, une demi-pensionnaire qui monte trois jours par semaine, et plusieurs personnes à facturer différemment pour le même box.

Dans Ecurios, chaque pension désigne son payeur, choisi parmi les propriétaires et les demi-pensionnaires du cheval. Un même client peut porter la même formule sur deux chevaux — cela fera deux lignes sur sa facture, chacune nommant son cheval. Et un cheval peut porter plusieurs pensions, à des payeurs différents.

TVA : assujettie ou en franchise, les deux sont prévus

Beaucoup d'écuries relèvent de la franchise en base. Ecurios s'y adapte sans réglage : si aucun numéro de TVA intracommunautaire n'est renseigné, les factures portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », la colonne TVA disparaît du tableau et le XML est codé en conséquence.

Si vous êtes assujettie, chaque prestation porte son propre taux, et les totaux affichent une ligne de TVA par taux — la pension et le cours de la monitrice ne relevant pas forcément du même.

Trois formats, un seul clic

Le PDF et le XML sont produits à partir des mêmes données : ils ne peuvent pas se contredire.

Questions fréquentes