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Logiciel de gestion pour centre équestre et poney-club

Un centre équestre ne se gère pas comme une écurie de propriétaires. Ici, la cavalerie vous appartient, les cavaliers arrivent par reprises entières, les galops décident de qui monte quoi, et la moitié du travail administratif tient dans une feuille de présence et un tableau de montoir. Ecurios est construit autour de ces trois objets-là.

Les reprises, du planning à la feuille de présence

Vous posez vos cours récurrents par tranche de galop, avec leur moniteur, leur créneau et leur nombre de places. Chaque date devient une séance, créée à la volée le jour où vous en avez besoin — pas de calendrier à générer à l'avance, pas de séances fantômes à nettoyer en fin de saison.

La feuille de présence réunit les inscrits à l'année, les inscriptions ponctuelles et les rattrapages. Avant même de pointer, elle annonce pour chaque cavalier comment la séance sera réglée : sur son forfait, sur sa carte, à l'unité, ou pas du tout. C'est le pointage — et lui seul — qui facture.

Le montoir : qui monte quoi, préparé avant le cours

L'attribution des montures est un travail à part entière, et il se fait avant la reprise, pas pendant. Le montoir d'Ecurios distribue les chevaux d'une séance, en tenant compte de la taille du cavalier, de son niveau et de la monture (cheval ou poney).

Il affiche les cinq dernières montures de chaque cavalier — de quoi éviter de remettre trois semaines de suite le même poney à la même enfant. Cet historique n'est pas saisi : il est lu dans les feuilles de présence déjà pointées, donc corriger une feuille corrige l'historique.

Le montoir s'imprime pour l'afficher à la sellerie, et une vue inversée montre la journée d'un cheval : combien de reprises il enchaîne, et avec qui.

Cartes, forfaits, cours à l'unité : chaque cavalier sa formule

Il n'y a pas de « mode de facturation » global à choisir pour tout le club. Chaque cavalier a sa formule, prise dans votre catalogue, et deux cavaliers d'une même reprise peuvent parfaitement payer différemment.

Au pointage, Ecurios tranche toujours dans le même ordre :

1. Gratuité, si l'élève en bénéficie ;
2. forfait de période, s'il en a un qui couvre ce créneau précis ;
3. carte, dont une séance est décomptée ;
4. cours à l'unité, au tarif du cours.

Une présence n'est jamais facturée deux fois, et repasser un cavalier en absent défait la facturation — sauf si la facture est déjà émise.

Les rattrapages, sans carnet ni post-it

Un cavalier qui prévient assez tôt de son absence (le préavis est réglable, 24 heures par défaut) reçoit un bon de rattrapage et passe « excusé » sur la feuille. Vous pouvez plafonner ces bons par mois, par trimestre ou par saison — ou les laisser illimités.

Le cavalier place son bon lui-même, depuis son espace, sur une séance de son niveau ; vous pouvez aussi le faire pour lui. La liste ne lui propose que du jouable : cours de son galop, à venir, non annulé, et où il n'est pas déjà attendu.

Les stages, vendus à leur prix

Un stage n'est pas une reprise de plus. C'est un cours posé sur une période — une journée, un week-end, une semaine de vacances — et vendu à son tarif, que ni carte ni forfait ne règlent.

Il n'y a pas de feuille de présence pour un stage : c'est l'inscription qui facture, dès qu'il y a un payeur et une monture attribuée. Les cavaliers s'inscrivent depuis leur tableau de bord, et un stage complet les refuse automatiquement.

Vos cavaliers font une partie du travail

Votre club dispose d'un lien d'inscription à diffuser. Une famille crée son compte, déclare ses enfants, et vous validez les fiches d'un clic. Un mineur n'a pas de compte : il est rattaché à un responsable, qui est le payeur.

Depuis son espace, un cavalier :

• consulte ses prochains cours et son historique ;
• déclare une absence — le bouton lui dit avant le clic si elle ouvre droit à un rattrapage ;
• s'inscrit aux séances que vous avez ouvertes, et aux stages ;
• souscrit sa formule depuis votre catalogue, prix TTC affiché.

Autant d'appels et de SMS en moins. Vous gardez la main : le nombre de places ne borne que les inscriptions en ligne, vous inscrivez qui vous voulez.

Une application, pas un logiciel à installer

Ecurios n'est pas un programme à installer sur un ordinateur, ni une licence à racheter à chaque version. C'est une application : elle s'ouvre dans un navigateur, et s'installe sur un téléphone ou une tablette d'un simple ajout à l'écran d'accueil — sans passer par l'App Store ni le Play Store.

Conséquence pratique : elle fonctionne sur Android comme sur iPhone, sur Mac comme sur PC, et tout le monde travaille toujours sur la même version. Elle est pensée pour être ouverte d'une main, entre deux boxes.

Et la cavalerie

Vaccins, vermifuges, maréchal, dentiste : le suivi santé des chevaux de club fonctionne comme celui d'une écurie de propriétaires, avec ses rappels automatiques par e-mail avant chaque échéance, et alimente le registre d'élevage. Les concours club se préparent au même endroit.

Questions fréquentes